Excel vervangen door een web-app: wanneer is het tijd?

Bijna elk bedrijf begint met Excel. Een lijstje klanten, een planning, een overzicht van bestellingen. Het is snel, iedereen kent het, en het kost niets extra. Maar op een gegeven moment draait je bedrijf op een paar spreadsheets die alleen jij écht snapt.

Wanneer is het tijd om over te stappen? En wat dan?

Vijf signalen dat Excel je afremt

1. Er is één versie van de waarheid, maar niemand weet welke. "Planning_definitief_v3_nieuw.xlsx" staat in je mail, op de server en op iemands laptop.
2. Gegevens worden dubbel ingevoerd. Een order staat in Excel, daarna nog eens in je boekhouding, en dan nog eens in een mail aan de klant.
3. Eén persoon houdt alles bij. Is die ziek of op vakantie, dan staat het werk stil.
4. Fouten vallen pas laat op. Een verkeerde formule of een overschreven cel merk je pas als een klant belt.
5. Je wilt dat klanten of collega's zelf iets kunnen. Een rooster inzien, een aanvraag doen of de status van een order bekijken, zonder dat jij het hoeft door te sturen.

Herken je er twee of meer? Dan kost Excel je waarschijnlijk meer tijd dan je denkt.

Wat een web-app anders doet

Een web-app is software die in de browser werkt, op computer, tablet en telefoon. Je hoeft niets te installeren. Het verschil met Excel:

• Iedereen werkt in hetzelfde overzicht, altijd de laatste versie.
• Iedereen ziet alleen wat voor hem bedoeld is. Een medewerker ziet zijn eigen rooster, de beheerder alles.
• Dingen gaan vanzelf. Een herinnering versturen, een factuur klaarzetten of een melding als iets dreigt mis te gaan.
• Koppelingen met je andere systemen, zodat gegevens niet meer dubbel worden ingevoerd.

Een voorbeeld: voor een medische vakgroep bouwden we MijnWerkRooster. De vakgroep plant zelf het rooster en iedereen ziet het op elk apparaat, zonder Excel en zonder een duur standaardpakket.

Maatwerk of een standaardpakket?

Eerlijk is eerlijk: soms is een bestaand pakket de betere keuze. Voor boekhouding of een gewone CRM zijn er goede oplossingen die je per maand afneemt.

Maatwerk loont als je manier van werken je onderscheidt, als je meerdere systemen aan elkaar wilt knopen, of als je nu betaalt voor een pakket waarvan je maar een klein deel gebruikt. Lees meer over maatwerk software voor het MKB.

Wat kost het?

Een eerste versie van een web-app begint bij SiteOn vanaf €7.500: inloggen, de belangrijkste schermen, een beheeromgeving en hosting. Hoe meer functies, gebruikersrollen en koppelingen, hoe hoger de prijs. In wat een app laten maken kost lees je waar dat verschil vandaan komt.

Begin klein

Je hoeft niet alles in één keer om te gooien. Begin met een klikbaar prototype, vanaf €2.500. Binnen een paar dagen zie je hoe je nieuwe werkwijze eruitziet en laat je het testen door de mensen die ermee moeten werken. Pas als het klopt, bouwen we de echte app.

Benieuwd of jouw Excel-bestand een web-app kan worden? Vertel ons waar het knelt. We denken vrijblijvend mee.