De vraag
Elk jaar sturen onderzoekers, artsen in opleiding en andere zorgprofessionals hun onderzoek in voor de Traumadagen. Een commissie beoordeelt al die abstracts en bepaalt welke een plek krijgen als presentatie of als poster. Met losse mails en spreadsheets wordt dat al snel onoverzichtelijk: wie heeft wat ingestuurd, wie beoordeelt welk abstract, en is alles op tijd binnen? In opdracht van Med-Info bouwden we een module die het hele traject regelt, van de eerste inzending tot de keuze voor het programma.
Wat we bouwden
Indienen in vaste stappen. Inzenders maken een account aan en vullen hun abstract in: titel, categorie en type, en daarna introductie, methode, resultaten en conclusie, elk met een maximum aantal tekens. Ze voegen afbeeldingen met onderschrift toe, de auteurs met hun instelling en afdeling, wie er presenteert, de voorkeur voor een orale of posterpresentatie en een eventueel belangenconflict. De deadline staat bovenaan, en daarna sluit de module vanzelf.
Zien hoe het wordt. Voor het indienen ziet de inzender het abstract precies zoals het in het programma komt, met de auteurs en instellingen netjes genummerd, en ook als PDF.
Beoordelen per categorie. Reviewers zijn gekoppeld aan de categorieën waar ze verstand van hebben en zien alleen die abstracts. Eerst geven ze aan of er een belangenconflict is; daarna scoren ze het abstract op zes onderdelen, van beschrijving en methode tot klinische relevantie, en laten ze commentaar achter.
Overzicht voor de commissie. Per categorie ziet de commissie hoeveel abstracts er zijn en hoeveel reviews klaar zijn. Per abstract staat de gemiddelde score, en met één klik wordt het geaccepteerd voor een orale presentatie, voor een poster of niet. Een statusoverzicht gaat in één keer naar Excel, en inzenders en reviewers krijgen hun berichten vanuit de module.
Ook voor symposia. Dezelfde module wordt gebruikt voor de inzendingen voor symposia, in het Nederlands en het Engels.
Het resultaat
Sinds de editie van 2020 loopt het abstractproces van de Traumadagen via deze module. Inzenders weten waar ze aan toe zijn, reviewers zien alleen wat ze moeten beoordelen, en de commissie houdt overzicht tot het programma rond is.
De schermen op deze pagina tonen verzonnen demogegevens.